organizowane przez jednostki PL

Zasady obowiązujące w PL przy organizowaniu przez jednostki uczelni
konferencji. sympozjów, seminariów, workshop’ów itp

Jednostki organizacyjne Politechniki Lubelskiej, samorząd studencki, samorząd doktorantów mogą organizować zjazdy, sympozja, seminaria, workshop’y itp. o zasięgu krajowym, międzynarodowym.

Konferencja krajowa – to konferencja, w której udział biorą przedstawiciele co najmniej 5 krajowych jednostek naukowych.

Konferencja międzynarodowa - konferencja, w której co najmniej 1/3 uczestników czynnych prezentowała referaty reprezentując zagraniczne ośrodki naukowe. 

Organizując dane przedsięwzięcie należy przestrzegać regulacji zawartych w Ustawie Prawo Zamówień Publicznych” oraz „Regulaminie udzielania zamówień, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych” stanowiącym Załącznik nr 1 do obowiązującego Zarządzenia Rektora Politechniki Lubelskiej.

Prawidłowa procedura to:

1. Organizator danego przedsięwzięcia składa informację o organizowaniu bądź współorganizowaniu konferencji, sympozjum, itp. na drukach obowiązujących w PL.

2. Dziekani, Kierownicy Katedr bądź innych jednostek uczelni sporządzają roczne   plany organizowanych konferencji, sympozjów itp., i przesyłają do Biura Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych oraz Biura Zamówień Publicznych w terminie do 1 grudnia roku poprzedzającego rok, na który plan jest sporządzany.  

3. Plan winien zawierać miejsce i datę organizowanego przedsięwzięcia, przybliżony koszt na usługi hotelowe – jeśli dotyczy, catering oraz inne koszty towarzyszące.

4. Wypełnione zapotrzebowanie (zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Rektora PL) wraz
z podaniem szacunkowych kosztów, opisem przedmiotu zamówienia oraz uzasadnieniem wyboru miejsca organizacji przedsięwzięcia (protokół wyboru oferty wraz  z ofertami minimum 3) należy  przedłożyć w Biurze Prorektora ds. Nauki, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych nie później niż 2 miesiące przed planowanym terminem organizowanego przedsięwzięcia.

5. Biuro Zamówień Publicznych na podstawie przedłożonych planów organizacji danego przedsięwzięcia, ocenia czy dane przedsięwzięcie podlega Ustawie PZP. Przy ocenie pod uwagę będzie brana wartość zamówienia oraz roczny plan organizowanych konferencji, sympozjów itp.

UWAGA - nie wszystkie organizowane konferencje bądź inne przedsięwzięcie podlegały będą sumowaniu wartości zamówienia w skali uczelni. Pod uwagę będzie brana wartość, czas
i miejsce organizowanego przedsięwzięcia.

6. Właściwą jednostką do przeprowadzenia postępowania jest Biuro Zamówień Publicznych, które przeprowadza postępowanie na organizację wszystkich konferencji podlegających Ustawie PZP czyli powyżej 30.000,00 EURO.

7. Biuro Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych ewidencjonuje postępowanie (konkurs ofert) lub pośredniczy w postępowaniu w zakresie organizacji konferencji, sympozjów itp. krajowych jak
i zagranicznych  do 30.000,00 EURO.

8. Postępowanie wymienione w pkt.7 może być przeprowadzone przez jednostkę organizującą dane przedsięwzięcie z zachowaniem obowiązującej procedury  i zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Rektora PL. W tym przypadku należy całość dokumentów (przeprowadzonej procedury, konkurs ofert) przedłożyć w Biurze Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych.

9. Konferencje naukowe są organizowane na zasadach samofinansowania.

10. Budżet konferencji to: wpłaty od uczestników konferencji, środki pozyskane od sponsorów, dotacje oraz inne wpływy.

11. Organizator danego przedsięwzięcia dokonuje rozliczenia finansowego w księgowości PL i składa sprawozdanie merytoryczne do Biura Współpracy z Zagranicą i Badań Naukowych w ciągu dwóch miesięcy od daty jej zakończenia, jednak nie później niż do końca roku kalendarzowego, w którym to przedsięwzięcie miało miejsce.

   

  • Zarządzenie Nr R – 15/2016 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 4 kwietnia 2016 r.
    w sprawie trybu i warunków organizacji, rozliczania oraz zasad uczestnictwa w krajowych konferencjach, sympozjach i seminariach.
  • Zarządzenie Nr R- 8/2018 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 23  stycznia 2018 r.
    w sprawie postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Politechnice Lubelskiej.
  • Zarządzenie nr R-9/2018 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 23 stycznia 2018 r.
    w sprawie udzielania zamówień w Politechnice Lubelskiej, do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych.
     
  • Druki dot. org. konf.
  • Wniosek K – uczestnictwo w konf.